Beliebt
Schreibtischgestaltung
Schreibtischgestaltung
Ordnung als Arbeitsprinzip
Gerade im wissenschaftlichen Arbeitsumfeld, das durch komplexe Aufgaben, parallele Projekte, Fristen und einen hohen Dokumentationsaufwand geprägt ist, ist Ordnung am Arbeitsplatz zentral für effizientes und konzentriertes Arbeiten. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist dabei weit mehr als ein Ausdruck persönlicher Ordnungsvorlieben. Ordnung reduziert Suchzeiten, erleichtert den Zugriff auf benötigte Materialien und minimiert visuelle Ablenkungen.
Erkenntnisse aus der Arbeits- und Organisationspsychologie zeigen, dass eine übersichtliche Arbeitsumgebung die kognitive Belastung senkt und sich positiv auf Konzentrationsfähigkeit, Arbeitsqualität und Wohlbefinden auswirkt. Unordnung hingegen kann zu erhöhter mentaler Beanspruchung führen, Entscheidungsprozesse verlangsamen und die Fehleranfälligkeit erhöhen. Für wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die häufig mit umfangreichen Texten, Daten und an parallelen Aufgaben arbeiten, hat die Gestaltung des Arbeitsplatzes somit unmittelbaren Einfluss auf die Qualität der Arbeit.
"Ordnung reduziert Suchzeiten, erleichtert den Zugriff auf benötigte Materialien und minimiert visuelle Ablenkungen." Ralph W. Conrad
Eine bewährte Methode, um Ordnung systematisch herzustellen und langfristig zu sichern, ist die sogenannte 5S-Methode. Sie stammt ursprünglich aus Japan und wurde zunächst für Produktionsumgebungen entwickelt. Inzwischen findet sie weltweit Anwendung in Büro- und Wissensarbeitsumgebungen und ist ein zuverlässiges Instrument zur Organisation und Steigerung der Produktivität.
Fünf Schritte zu mehr Ordnung
Die 5S-Methode basiert auf fünf aufeinander aufbauenden Schritten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Sauberkeit bewahren und Selbstdisziplin üben. Ziel ist es, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass benötigte Arbeitsmittel jederzeit verfügbar sind, Arbeitsabläufe unterstützt werden und unnötige Belastungen beziehungsweise Verschwendungen im Arbeitsprozess – wie Suchzeiten – vermieden werden.
Im ersten Schritt, dem Sortieren, werden alle Arbeitsmittel, Unterlagen und Materialien kritisch überprüft. Schreibtisch, Regale und Ablagen werden durchgesehen mit der Frage, was tatsächlich regelmäßig benötigt wird und was entbehrlich ist. Überflüssiges wird konsequent entfernt oder archiviert. Dieser Schritt schafft Platz und Übersicht und bildet die Grundlage für eine strukturierte Arbeitsumgebung. Gleichzeitig reduziert er Ablenkungen und erleichtert die Konzentration auf zentrale Aufgaben.
Der zweite Schritt, das Systematisieren, sorgt dafür, dass alles, was verbleibt, einen festen und logisch nachvollziehbaren Platz erhält. Ein klar aufgebautes Ordnungssystem – für physische ebenso wie für digitale Dokumente – verkürzt Suchzeiten und erleichtert den Arbeitsalltag. Gerade im wissenschaftlichen Kontext, in dem häufig mit umfangreichen Dokumentensammlungen gearbeitet wird, ist eine konsistente Struktur von besonderer Bedeutung.
Im dritten Schritt, dem Säubern, wird der Arbeitsplatz gründlich gereinigt. Das Reinigen von Oberflächen, das ordentliche Ablegen von Materialien und das Beseitigen von Staub tragen nicht nur zu einem angenehmen Umfeld bei, sondern fördern auch das Wohlbefinden. Ein sauberer Arbeitsplatz wirkt sich zudem positiv auf die Wahrnehmung der eigenen Tätigkeit aus und unterstützt einen konzentrierten Arbeitsbeginn.
Damit Ordnung nicht nur ein kurzfristiger Effekt bleibt, folgt mit dem vierten Schritt das Bewahren von Sauberkeit. Hier stehen Standards und Regeln im Mittelpunkt, die den erreichten Zustand sichern. Einheitliche Richtlinien helfen, Ordnung und Effizienz dauerhaft zu sichern. Dies kann durch definierte Ablagestrukturen, klare Zuständigkeiten oder regelmäßige kurze Aufräumzeiten erfolgen. Insbesondere in gemeinsam genutzten Arbeitsumgebungen ist es wichtig, transparente Absprachen zu treffen.
Diese Hindernisse gilt es zu beachten
In der Praxis zeigen sich bei der Umsetzung der 5S-Methode jedoch auch mögliche Hindernisse. Zeitdruck, hohe Arbeitsbelastung und wechselnde Prioritäten können dazu führen, dass Ordnung im Alltag vernachlässigt wird. Zudem bestehen häufig individuelle Arbeitsgewohnheiten oder unterschiedliche Vorstellungen von Ordnung, die eine nachhaltige Umsetzung erschweren. Ohne klare Standards besteht die Gefahr, dass der ursprüngliche Zustand schrittweise zurückkehrt. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es wichtig, Ordnung als Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeit zu begreifen und nicht als zusätzliche Belastung. Klare Regeln, realistische Routinen und eine transparente Kommunikation tragen dazu bei, Akzeptanz zu schaffen. Führungskräfte und Projektverantwortliche können durch Vorbildverhalten und die Integration von Ordnung in bestehende Arbeitsprozesse wesentlich zur erfolgreichen Anwendung beitragen.
"Ohne klare Standards besteht die Gefahr, dass der ursprüngliche Zustand schrittweise zurückkehrt." Ralph W. Conrad
Organisationen, die die 5S-Methode konsequent einsetzen, profitieren von effizienteren Abläufen, höherer Produktivität und einem positiven Arbeitsumfeld. Beschäftigte gewinnen durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz Zeit, Übersicht und Konzentration. Stress wird reduziert, das Wohlbefinden steigt und die Qualität der Arbeit verbessert sich nachhaltig.
Literaturtipps
ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (Hrsg.) (2016). 5S als Basis des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Berlin/Heidelberg: Springer/ifaa Edition.
ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (o.J.). 5S im indirekten Bereich – Basispräsentation zur 5SArbeitsgestaltung.
Conrad, R. W., Lennings, F., Weber, M. A. (2019). Die 360°-Analyse – ein Werkzeug zur ganzheitlichen Beurteilung der Einführung und Nutzung von Lean-Management-Methoden. Anwendung für die 5SMethode. Betriebspraxis & Arbeitsforschung, Heft 237, S. 36–43.
