Eine Person überreicht einer anderen ein Dokument
mauritius images/Photo Alto/Frederic Cirou

Das Konzeptionspapier
Ein Schlüssel erfolgreicher Verhandlungen

Spätestens für die Berufungsverhandlung müssen Bewerber auf eine Professur ein Konzeptionspapier vorbereiten. Das gilt es mit Vorlauf anzugehen.

Von Ulrike Preißler Ausgabe 2/18

Die Ruferteilung durch die Hochschulleitung oder das Ministerium setzt den Startschuss für den Beginn der Verhandlungen über die Besoldung und Ausstattung der Professur. Häufig findet sich schon im Rufschreiben die Bitte, dass der Rufinhaber schriftliche Ausführungen über die angestrebte Besoldung und Ausstattung zur Vorbereitung des finalen Berufungsgespräches mit der Hochschulleitung machen soll.

Dieser Aufforderung seitens der Hochschule wird vom Berufenen regelmäßig durch Übersendung eines Besoldungsschreibens und eines Konzeptionspapiers, das zunächst noch mit dem Fachbereich abgestimmt wird, nachgekommen. Im Konzeptionspapier werden die geplanten Leistungen in Forschung, Lehre, Kunst, Nachwuchsförderung und gegebenenfalls Weiterbildung sowie der Ausstattungsbedarf für die Professur vorgestellt.

Vor der Anfertigung des Konzeptionspapieres muss der Berufene zunächst einmal Informationen einholen und Gespräche auf dezentraler Ebene mit dem Dekanat und gegebenenfalls der Institutsleitung führen. Auch eine Fühlungnahme mit dem bisherigen Professurinhaber, den zukünftigen Fachkollegen oder dem Berufungskommissionvorsitzenden könn­te aufschlussreich sein.

Die Ressourcen der Professurausstattung werden regelmäßig weitgehend vom Fachbereich zur Verfügung gestellt, allerdings kann im Rahmen der Berufungsverhandlungen grundsätzlich auch aus zentralen Mitteln eine Verbesserung der Ausstattung herbeigeführt werden.

Nach Abschluss der Verhandlungen über die Besoldung und Professurausstattung erhalten die Berufenen von der Hochschulleitung eine Berufungsvereinbarung, also eine schriftliche Zusage zur Höhe der Besoldung und zum Umfang der Professurausstattung. An einigen Hochschulen ist es Usus, dass nicht die Hochschulleitung, sondern die Fachbereichsleitung die Ausstattung in schriftlicher Form zusagt. Ausstattungsverhandlungen werden nicht nur von W2- und W3-Rufinhabern, sondern immer häufiger auch von auf W1-Professuren Berufenen geführt.

Gespräche mit "dezentralen Entscheidungsträgern" über Dienstaufgaben

Im Rahmen der Kontaktaufnahme auf dezentraler Ebene muss vom Berufenen mit den dezentralen Entscheidungsträgern darüber gesprochen werden, welche Dienstaufgaben mit der Professur verbunden sind. Über die vom Professurinhaber zu erfüllenden Aufgaben finden sich bereits Informationen im Ausschreibungstext. Häufig werden auch noch Erläuterungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von der Berufungskommission gegeben.

Aber nach Ruferteilung muss nun noch einmal konkret das Aufgabenfeld eruiert werden, da die Dienstaufgabenerfüllung mit den Ausstattungsnotwendigkeiten korrespondiert. Im Rahmen der Vorbereitung der Ausstattungsverhandlungen muss erfragt werden, welcher Art und in welchem Umfang der Professur Personalressourcen zur Verfügung gestellt werden (wissenschaftliche Mitarbeiter (TV-L 13 oder A13), studentische Hilfskräfte, Sekretariatsunterstützung, technisches Personal etc.).

Es muss abgeklärt werden, in welchen Räumen der Professurinhaber und seine Mitarbeiter sitzen, ob eine Renovierung oder Möblierung notwendig ist und wer die Kosten hierfür trägt. Eine Besichtigung der Räume ist also unerlässlich. Regelmäßig sollten die Arbeitsplätze mit EDV ausgestattet werden. Bei der Ausstattung von Laboren mit Apparaturen und Geräten können durchaus größere Summen oder auch Umbauten notwendig werden. Es müssen gegebenenfalls Großgeräte angeschafft werden.

Dabei wird abgeklärt, wer die Kosten trägt oder ob die Großgeräte im Rahmen eines Großgeräteantrags beschafft werden sollen. Nach Sichtung der Bibliothek wird der Rufinhaber abschätzen, wieviel Literatur für die Arbeitserfüllung angeschafft werden muss. Besprochen werden sollte auch, ob eine Handbibliothek eingerichtet werden kann und wer diese finanziert.

Insbesondere bei den Dienstaufgaben der Internationalisierung des Faches oder der Pflege internationaler Kooperationen ist die Bereitstellung von Reisemitteln zu diskutieren. Gibt es hierfür einen eigenen Etat oder sollen Reisemittel im Rahmen der laufenden Mittel verausgabt werden? Wie hoch sind die laufenden Mittel und welcher fakultäre Verteilungsschlüssel besteht bereits? Was muss von den laufenden Mitteln vom Rufinhaber zukünftig bezahlt werden (zum Beispiel die laufenden Verbrauchsmittel, Reisekosten, Bezahlung der studentischen Hilfskräfte etc.)? Häufig wird vom Rufinhaber die Erhöhung der laufenden Mittel in den ersten Jahren zum Aufbau des Instituts oder des Lehrstuhls verhandelt.

Passgenauigkeit muss deutlich werden

Anhand der gewonnenen Informationen zur vorhandenen und gegebenenfalls darüber hinausgehend notwendig werdenden Ausstattung der Professur kann nun vom Rufinhaber das Konzeptionspapier gefertigt werden. Im Rahmen des Konzeptionspapiers muss zunächst einmal – vor allen Dingen für die Hochschulleitung, die den Rufinhaber meistens noch nicht persönlich kennt – die Passgenauigkeit des Rufinhabers für die Professur anhand der bisher erbrachten Leistungen und Qualifikationen herausgearbeitet werden.

Im Konzeptionspapier sollen sodann die Aufgaben, die der Rufinhaber zukünftig in Forschung und Lehre an der rufenden Hochschule erfüllen will, dargestellt werden. In der Forschung muss skizziert werden, wie anschlussfähig die Forschungsschwerpunkte des Rufinhabers zum Fachbereich sind, welche Publikationen und Drittmitteleinwerbungen geplant sind, wie nationale, internationale oder Wirtschaftskooperationen weiter ausgebaut werden sollen, wie die Nachwuchsförderung realisiert wird und welche Lehraufgaben erfüllt werden.

Auch hohe Prüfungsbelastungen können als Annex der Lehraufgaben thematisiert werden. Nach dieser Darstellung der Aufgaben und geplanten Leistungen in Forschung und Lehre werden nun im Konzeptionspapier vom Professurinhaber die Ausstattungsvorstellungen beschrieben. Diese sollten sich daran orientieren, was der Fachbereich für die Professur vorhalten kann. Kann der Fachbereich nicht alle Ausstattungswünsche realisieren, sollte mit Hilfe eines überzeugenden Konzeptionspapiers versucht werden, die Hochschulleitung dazu zu bewegen, weitere finanzielle Mittel zur Verfügung zu stellen.

Das Konzeptionspapier und insbesondere die darin enthaltenen Ausstattungsvorstellungen müssen aber zunächst aufgrund der Finanzverantwortung der Fakultäten mit einem Vertreter des Fachbereichs (in der Regel der Dekan oder die Dekanin), der den Rufinhaber dann auch häufig bei den finalen Ausstattungsverhandlungen zum Gespräch mit der Hochschulleitung begleitet, rückgekoppelt werden. Durch die vorherige Absprache und Koordinierung mit der Fakultät, die nach Rufannahme die Ressourcen für die Professurausstattung bereitstellen muss, gelingt es häufig, die Fachbereichsleitung zum Partner des Berufenen in den Verhandlungen mit der Hochschulleitung zu machen.

Konzeptionspapier zeigt Marktwert des Rufinhabers

Das Konzeptionspapier sollte prägnant Leistungen und Ausstattungsbedarf beschreiben, häufig hat es einen Umfang von fünf bis sieben Seiten. Zu detailreiche Ausführungen sollten im Konzeptionspapier vermieden werden. Für die Hochschulleitung reicht es aus, die wesentlichen Punkte anschaulich und verständlich darzustellen, um gute Verhandlungen führen zu können. Mit dem Fachbereich wurden die Details schon in den vorbereitenden Sondierungsgesprächen erörtert.

Als Anlage zum Besoldungsschreiben wird das Konzeptionspapier an die Hochschulleitung gesendet. Das Konzeptionspapier ist aber nicht nur wichtig für die Verhandlungen über die Ausstattung, es gibt auch den Marktwert des Berufenen bei den Verhandlungen über die Besoldung wider.

Im Rahmen des Gesprächs über die Besoldung und die Ausstattung spielt das Konzeptionspapier mithin eine zentrale Rolle. Durch die schriftliche Darstellung der Leistungen im Konzeptionspapier und Besoldungsschreiben verbunden mit einem persönlichen Gespräch kann sich die Hochschulleitung ein Bild darüber machen, welcher Ausstattungsbedarf notwendig ist und wie hoch die Besoldung sein sollte, die die Leistungserfüllung honorieren soll.

Der Berufene muss mithin nicht nur ein überzeugendes Besoldungsschreiben und informatives Konzeptionspapier verfassen, er muss sich auch auf das Gespräch mit der Hochschulleitung vorbereiten. Es ist für ihn notwendig zu wissen, welche Ziele die Hochschule und auch der Fachbereich verfolgen und wie sich der Rufinhaber hier einbringen kann. Mit einem optimalen Konzeptionspapier und einem zielführenden Gespräch können das Gewinnungsinteresse der Hochschule am Rufinhaber erhöht und in der Regel konstruktive Ausstattungs- und Besoldungsverhandlungen geführt werden.