Leitfaden
Starter-Paket für Ombudspersonen

Ombudspersonen können wesentlich dazu beitragen, Konflikte in Hochschule und Wissenschaft zu lösen. Was sind ihre Aufgaben und wer legt sie fest?

Ombudsman, Ombudsfrau, Ombudsperson – verschiedene Bezeichnungen, aber eine gemeinsame Aufgabe: sie agieren und reagieren im Sinne der Guten Wissenschaftlichen Praxis. Sie sind in ihrer Einrichtung die Ansprechperson, wenn es um Fragen und Rückfragen, sich anbahnende Konflikte in Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Standards guter wissenschaftlicher Praxis am Institut oder im Labor, im Rahmen der Bachelor- oder Doktorarbeit geht. Sie sind für Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler die vertrauensvolle und rettende Instanz, wenn Zweifel an der "Entstehung" von Daten bestehen, aber diese Zweifel aus Angst vor Nachteilen mit keiner Person im näheren Umfeld, schon gar nicht mit der, dem Vorgesetzten an- beziehungsweise besprochen werden können. Sie vermitteln unter Kolleginnen und Kollegen, nehmen Kontakt zu Journalen auf, wenn die Einreichung eines Manuskripts an einer urplötzlichen Weigerung eines Mitautors ins "Stocken" gerät beziehungsweise zu scheitern droht.

Was bedeutet es, Ombuds­person zu sein?

"Sie sind doch die geborene Ombudsperson, Frau Kollegin ...". Und so ist frau/man unversehens zur Ombudsperson bestimmt. Das Ombudsamt ist eines der Ämter, die neben dem/der Gleichstellungsbeauftragten, dem Betriebsrat/der Betriebsrätin einer Einrichtung zu vergeben und zu besetzen sind. Was aber nicht alle, die dieses Amt in ihrer Funktion als Präsident oder Präsidentin, Rektor oder Rektorin an eine Kollegin, einen Kollegen verleihen, ahnen: es ist als Basis für die Sicherung des redlichen wissenschaftlichen Arbeitens an der jeweiligen Einrichtung gar nicht hoch genug zu bewerten und zu schätzen. Denn Ombudspersonen können zur De-Eskalation von Konflikten an einer Einrichtung beitragen, sie können Konflikte abmildern und auflösen – und damit auch die weiteren "Instanzen" in einer Einrichtung wie Fachbereichsleiter/-innen, Dekane oder Dekaninnen, Vizepräsidenten/-innen, Rektor/-innen entlasten.

Ombudspersonen können durch ihre Vermittlung bei Konflikten das Miteinander von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern wieder ermöglichen. Sie stehen vor allem auch Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftlern zur Seite und vermögen deren Sorgen und mitunter Nöte abzumildern. Sie können aber auch dafür Sorge tragen, dass Nachlässigkeiten und Versäumnisse von Laborleitenden, wiederkehrende Verstöße bei der Betreuung von Qualifikationsarbeiten an oberster Stelle Gehör finden und beispielsweise der "gute Laboralltag" oder die "ideale Betreuung von Qualifikationsarbeiten" zur Leitungsaufgabe werden.

Gibt es Hinweise, wie diese Aufgabe auszufüllen ist?

Idealerweise wird eine neue Ombudsperson von ihrer Vorgängerin oder ihrem Vorgänger in diese Aufgabe eingeführt. Mitunter – so berichten Ombudspersonen – fehlt es aber an dieser Übergabe und Einführung. Die Ernennung zur Ombudsperson ist dann der einzige und zugleich auch letzte offizielle Akt seitens der Hochschulleitung – und sodann ist die Ombudsperson sich selbst überlassen. Was nun? Abwarten bis sich der oder die erste Ratsuchende meldet? Und: Wird sich denn überhaupt einer oder eine melden? Wer weiß denn um mich als neue Ombudsperson? Na, und wenn sich keiner meldet, dann ist es vielleicht auch gut (?) – mag der eine oder die andere denken.

Bekanntmachung

Es empfiehlt sich, den oder die Namen der Ombudspersonen an der Einrichtung bekannt zu machen. Sei es durch gut auffindbare Hinweise auf der Homepage, sei es durch eine Angabe im Vorlesungsverzeichnis.

Welche Aufgaben stehen an?

Damit ist aber noch nicht geklärt, welche Aufgaben eine Ombudsperson nun eigentlich hat.  Primär beantwortet sich diese Frage aus der an der wissenschaftlichen Einrichtung geltenden Ordnung, Satzung oder Richtlinie zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis. Darin sollte möglichst gut verständlich und nachvollziehbar stehen, was konkret die Aufgaben einer Ombudsperson sind. Ergänzend ist ein Blick in den Kodex der DFG zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis hilfreich. In der sogenannten Leitlinie 6 sind die Aufgaben einer Ombudsperson primär beschrieben und das Aufgabenspektrum lässt sich zudem aus den weiteren Leitlinien des Kodex ableiten.

Weitere Informationen bietet der Verfahrensleitfaden zur guten wissenschaftlicher Praxis. Darin ist nachzulesen, wie sich die Rolle der Ombudsperson in das Gesamtgefüge zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis eingliedert. Es finden sich Hinweise, an wen sich Ratsuchende auch noch wenden können, wenn es – zum Beispiel wegen zu großer Nähe zu dem eigenen fachlichen Institut des Ratsuchenden – nicht die lokale Ombudsperson sein soll. Weitere Fragen betreffen den Umgang mit anonymen Anzeigen. Gibt es eigentlich Formerfordernisse für eine Anzeige? Auch für das eigene Verfahren der Ombudsperson kann ein Blick in den Verfahrensleitfaden hilfreich sein, da darin die Grundsätze des Verfahrens benannt sind, auf die zu achten ist.

Netzwerke und Geschäfts­stellen

Wichtig für das eigene Selbstverständnis und die Arbeit als Ombudsperson kann auch die Nutzung von Netzwerken sein. Gelegenheit zu regelmäßigen Treffen für einen Austausch unter Ombudspersonen bieten die Symposien des Gremiums Ombudsman für die Wissenschaft. An zwei Tagen diskutieren Interessierte über ihre Aufgaben, Fragen und neuen Entwicklungen (hier finden Sie Hinweise zu den Symposien der letzten Jahre).

Zur Erleichterung und Verbesserung der Effizienz der Ombudsarbeit werden auch nach und nach sogenannte "Ombudstellen für gute wissenschaftliche Praxis" eingerichtet, die als zentrale Geschäftsstellen die Anfragen an Ombudspersonen entgegennehmen und das Thema der guten Praxis für die jeweilige Einrichtung in vielfältiger Weise sichtbar machen. Dadurch wird vor allem "Wissen" bewahrt und weitergegeben, was mit dem Ausscheiden und Wechsel einer Ombudsperson ansonsten verloren gehen kann.